6 Tipps zur Planung einer Gruppenreise

von Anna am 26.11.2019

Wie plane ich eine Gruppenreise?

Die nächste Reise steht bevor, die WhatsApp Gruppe ist erstellt, aber so richtig in die Pötte gekommen ist noch keiner?! Besonders bei einer Reise in einer größeren Gruppe ist die Organisation das A&O. Wir haben für euch sechs hilfreiche Tipps zur Planung einer Gruppenreise zusammengestellt, mit denen die nächste Gruppenreise garantiert ein voller Erfolg wird! :)


1. Einen Organisator auswählen

Hier ist nicht die Frage “Wie plane ich eine Gruppenreise?” von Bedeutung, sondern die Frage “WER plant die Gruppenreise?”. Zwar könnt ihr die Reise in der Gruppe organisieren und besprechen, aber diejenigen von euch, die das schon mal versucht haben, wissen, dass dies einfacher gesagt ist, als getan! Daher ist einer der Tipps zur Planung einer Gruppenreise, einer Person aus der Gruppe das “Organisations-Krönchen” aufzusetzen. Das muss nicht bedeuten, dass diese Person alles alleine entscheidet und organisiert, aber sie hat die Fäden in der Hand und den Überblick über alle Dinge, die vor der Reise noch erledigt werden müssen. Natürlich können je nach Reise einzelne Aufgaben wie Recherche nach Unterkünften, Aktivitäten, Transport etc. auch in der Gruppe aufgeteilt werden. Endgültige Entscheidungen können in der Gruppe besprochen und dann vom Organisator ausgeführt werden.

Gruppenreise am picknicken

2. Das Budget für die Reise bestimmen

Einer der wichtigsten Punkte bei der Planung von Gruppenreisen ist oft das Budget, da die Vorstellung der Traveller, wie viel Geld auf der Reise ausgeben möchten, sehr unterschiedlich sein kann. Als Gruppe sollte man sich auf ein Budget einigen, mit dem alle zufrieden sind. Bei der Planung einer Gruppenreise solltet ihr euer Budget so hoch wie möglich ansetzen. Das hat den Vorteil, dass es am Ende für niemanden eine böse Überraschungen gibt, wenn es um die Bezahlung der Gruppenreise geht! Natürlich kommen oft auch unvorhergesehene Kosten auf, diese sollten vorher einkalkuliert werden. Also stellt euch nicht nur die Frage “Wie plane ich eine Gruppenreise?”, sondern auch “Wie viel Budget plane ich für die Gruppenreise ein?”.

Banknoten an einer Landkarte

3. Bringt noch mehr Leute an Board

Ein weiterer Tipp zur Planung einer Gruppenreise ist, die Gruppe so groß wie möglich zu machen. Denn desto größer die Gruppe, desto größer das Budget und desto mehr könnt ihr gemeinsam sparen. Seid ihr zum Beispiel zu viert und plant einen Roadtrip, passt noch ein fünfter Road Trip Reisepartner ins Auto. Auch bei der Deutschen bahn können du und deine Interrail Reisepartner mit dem Gruppenticket eine ganze menge sparen. Besonders in Sachen Unterkunft hat eine größere Gruppe viele Vorteile. Es gibt viele tolle, außergewöhnliche Unterkünfte, die mit einer großen Gruppe viel erschwinglicher sind. Da kann man sich auch eine kleine Villa mit Jacuzzi gönnen, die man sich zu zweit wahrscheinlich nicht leisten könnte. Fragt im Freundeskreis oder postet eure tolle Reise auf JoinMyTrip und findet coole Travelbuddies für euren Trip ;)

Gruppenreise in einer kleinen Villa

4. Eine Reisekasse anlegen

Besonders wichtig bei der Planung einer Gruppenreise ist es, vor Beginn der Reise von allen eine gewissen Summe Geld für die gemeinsame Reisekasse einzusammeln. Dies macht viele Dinge einfacher, besonders wenn man in einer Unterkunft wohnt, in der selber für Speisen und Getränke gesorgt wird. Es ist viel einfacher aus der Reisekasse zu bezahlen, als jede Rechnung auseinander zu rechnen. Um weitere gemeinsame Ausgaben, die über die Kreditkarte laufen wie z.B. die Zahlung des Mietwagens oder der Unterkunft, einfacher zu verwalten, gibt es mittlerweile viele hilfreiche Apps wie z.B. Splid, Tricount, Tabbt etc. Hiermit sind die “wer schuldet wem eigentlich was”- Unterhaltungen Schnee von gestern ;)

Geldkasse / Reisekasse

5. Plant einige Aktivitäten im Vorfeld

Jeden einzelnen Tag von vorne bis hinten durchzuplanen macht keinen Sinn, aber einen groben Plan und Ideen zu haben ist auf jeden Fall ratsam. Sammelt die wichtigsten Aktivitäten, die ihr vor Ort machen wollt und informiert euch, ob diese evtl. vorab reserviert bzw. gebucht werden müssen. Besonders in einer größeren Gruppe ist dies wichtig - es wäre ja eine Schande, wenn ihr eine coole Aktivität nur verpasst, weil es nicht früh genug gebucht wurde. Einer unserer Tipps zur Planung einer Gruppenreise ist es, sich unbedingt über Gruppenrabatte zu informieren! Es ist einfacher, all dies vor Beginn der Reise zu erledigen, damit die wertvolle Zeit im Urlaub nicht dafür verschwendet werden muss. Aber aufgepasst: Plant nicht zu viel und seid flexibel, oft passieren die besten Dinge zufällig ;)

Stadtführer, Stifte, Notizen, Reisepläne und Kamera auf einer Landkarte

6. Teilt euch auf

Auch, wenn ihr als Gruppe reist bedeutet das nicht, dass ihr ständig zusammenkleben und alle Aktivitäten 24/7 gemeinsam unternehmen müsst. Die einen bevorzugen es vielleicht den ganzen Tag am Strand zu entspannen, während die anderen eine Trekking-Tour unternehmen möchten. Die Jungs wollen vielleicht lieber Wasserski fahren, während  die Mädels in der Stadt eine Runde shoppen gehen. Warum denn nicht? Der letzte wertvolle Tipp zur Planung einer Gruppenreise ist also, das Aufteilen kein Problem sein sollte - dann gibt’s auch viel Gesprächsstoff für den Abend ;) Aber auch, wenn jemand aus der Gruppe eine bestimmte Aktivität gerne machen würde, aber sich keiner anschließen möchte,  sollte das kein Problem sein. Der Urlaub soll für jeden ein tolles Erlebnis werden.

Die Frage “Wie plane ich eine Gruppenreise?” sollte jetzt geklärt sein. Damit die Gruppenreise ein voller Erfolg wird haben wir noch einen letzten Tipp für euch parat: Kommunikation ist der Schlüssel zu einer unvergesslichen Gruppenreise!

Junge Gruppenreise Reisegruppe vor einem Camper Van im Sommer

Ihr wollt unbedingt eure eigene Gruppenreise planen, aber wisst nicht, wen ihr mitnehmen sollt? In der Reisepartnerbörse findet ihr sicher coole Urlaubspartner!

Falls ihr euch noch nicht sicher seid, ob eine Gruppenreise besser für euch geeignet ist, als Alleine Reisen, könnt ihr in unserem Blogpost “Gruppenreisen vs. Alleine Reisen” die Vor- und Nachteile für beide Seiten nochmal genauer unter die Lupe nehmen.

Anna

Anna

Marketing Coordinator and Travel Addict

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